Arbeitszeiterfassungsvorlage für Microsoft Excel

Für alle die eine einfache Arbeitszeiterfassung für Excel suchen, sind hier genau richtig.

Ich habe eine, hoffentlich, leicht verständliche und verwendbare Vorlage erstellt. In der Vorlage sind alle editierbaren Felder gelb gekennzeichnet, alle anderen Felder werden automatisch berechnet.

Im Übersichtsblatt kann man seine persönlichen Einstellungen, wie Wochenstunden und den Jahresurlaub eintragen. Dazu gibt es noch eine kleine Übersichtstabelle, die Auskunft über Arbeitszeiten, Saldo, Urlaub und Feiertage gibt.

Arbeitszeiterfassung Template für Excel
Arbeitszeiterfassung Template für Excel

Am Beispiel des Monats Januar wird aufgezeigt, wie die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt. Da man ja nicht nur arbeitet, sonder auch ab und zu auch mal Urlaub hat oder es einen Feiertag gibt, ist auch diese Erfassung möglich. Dafür gibt es die folgenden Kategorien:

  • Flexzeit
  • Überstunden
  • Urlaub
  • Fehlzeiten, z.B. für Krankheit
  • Feiertage
Arbeitszeiterfassungstemplate für Excel
Arbeitszeiterfassungstemplate für Excel

Bitte beachtet, dass in der Tabelle „Feiertage“ die Feiertage für Bayern eingetragen sind. Solltet ihr in einem anderen Bundesland wohnen, dann passt diese entsprechend an.

Das Template könnt ihr hier herunterladen ➡ Arbeitszeiterfassungstemplate für Excel

Das überarbeitete Template vom 08.01.2017 kann hier heruntergeladen werden ➡ Arbeitszeit-Template_20180108

39 Antworten auf „Arbeitszeiterfassungsvorlage für Microsoft Excel“

  1. Danke für die Vorlage, ich habe hier eine weitere einfache <a href=“https://www.timtimer.at/artikel/excel-vorlage-arbeitszeiterfassung“>Arbeitszeiterfassung Vorlage</a> gefunden!

  2. Danke für die Vorlage! Aus was setzt sich die Spalte „Soll“ zusammen? Verstehe die verwendete Formel hierzu nicht. Vor allem das *8.Liebe Grüße

  3. Hallo Anika,

    mit „SOLL“ ist die Arbeitszeit gemeint, die du vertraglich deinem Arbeitgeber jeden Tag schuldest.
    Die „*8“ ist die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag. Das kann ggfs. angepasst werden.
    Hoffe ich habe deine Frage beantwortet 🙂

    Grüße

    Stefan

  4. Hallo Stefan. Coole Sache, danke dir – genau sowas hab ich gesucht. Nun meine Frage: gibt’s ne Möglichkeit österreichische Feiertage einzubinden ? Besten Dank! Lg

  5. Hallo Marijan,

    die Feiertage sind in der Tabelle „Feiertage“ einzutragen.
    Überschreibe einfach die deutschen mit den österreichischen Feiertagen.

    Grüße

    Stefan

  6. Hallo,
    erst mal danke für die Tolle Vorlage.
    wie sieht das mit den Überstunden aus wenn ich welche genommen habe? Werden die Stunden auch unter Überstunden subtrahiert ?

  7. Hallo

    gibts eine möglichkeit aus den Urlaubstagen Stunden zu machen?

    bei mir wird alles in Stunden gerechnet und so wärs dann leichter

  8. Hallo Stefan,

    wenn du deine Urlaubstage in der Tabelle „Lead“ mit dem Faktor 8 (für 8 Arbeitsstunden pro Tag) multiplizierst, funktioniert es dann?
    In den Monatstabellen wird der erste Wert, dein gesamter Jahresurlaubsanspruch aus der Tabelle „Lead“ geholt. Anschließend erfolgt die Berechnung innerhalb der Monatstabelle.

    Du musst die Formeln (=Urlaubsanspruch*8) in der Tabelle „Lead“ in die Zellen H7 und H9 eintragen.

    Grüße

    Stefan

  9. es funktioniert nur leider hab ich nicht 8 Stundne pro Tag sondern 8,5 von Montag bis Donnerstag und am Freitag 5 und so wird es mir auch beim Urlaub abgezogen.
    hab also eine 39 stunden woche

    dann des weitere ist die Arbeitszeit in stunden wie muss ich das hier machen? genauso?

    und geht es irgendwie das man alles in Stunden formatiert? bei mir kommt dann immer irgend ein schmarn raus ;(

  10. Hallo erst mal ne Super Vorlage,
    aber hat man auch die Möglichkeit eine Wochenarbeitszeit berechnen zu lassen.
    Ich Arbeite im Rettungsdienst und habe ne 48 Stunden Woche. Und arbeite dafür aber nicht jeden Tag 8 Stunden.
    Aber immer an Unterschiedlichen Tagen.

  11. Hallo Gebhart,

    du kannst die Wochenarbeitszeit z.B. so berechnen lassen.

    1. Füge neben der Spalte „R“ zwei neue Spalten ein.
    Achtung: Passe darauf auf, dass die Formeln in Spalte „R“ stehen bleiben.

    2. Trage in die neue Spalte „S“ die folgende Formel ein „=WENN(C9=“Samstag“;““;WENN(C9=“Sonntag“;““;L9))„. Dadurch wird dir in der Spalte „S“ die tägliche Netto-Arbeitszeit ausgegeben, jedoch nur die Werktage. Arbeitest du auch am Wochenende, musst du die Formel halt entsprechend anpassen.

    3. Trage in die neue Spalte „T“ die folgende Formel ein „=WENN(B9=“Montag“;SUMME(S9:S13);““)„. Die Formel summiert ab dem Tag Montag bis Freitag deine Netto-Arbeitszeiten auf. Wenn du an den Wochenenden arbeitest, musst du die Summenbildung ausweiten.

    Ich hoffe das hilft dir.

    Grüße

    Stefan

  12. Schöne Vorlage, ich finde sie sehr gelungen.
    Fragen dazu habe ich noch folgende:
    – was ist mit Flexzeit gemeint und wie ist sie zu verwenden? Kannst Du bitte ein Beispiel dazu machen?
    – wenn ich Überstunden abbaue und z. B. früher gehe oder frei nehme, wie muss ich dass eintragen, damit es mit den Überstunden verrechnet wird? Und an welcher Stelle in der Tabelle kann ich sehen wie viel Plus-Stunden und wie viel Minus-Stunden im Monat angefallen sind?

  13. Hallo Karoline,

    vielen Dank!

    Vielen Dank für den Hinweis. Ich habe das Template angepasst und zum Download zur Verfügung gestellt.

    Flextime: Es werden die fehlenden Arbeitsstunden pro Tag als Flextime (= flexible Überstunden) berrechnet.
    Überstunden: Es werden immer die Arbeitsstunden pro Tag (z.B. 8 Stunden) als Überstunden berrechnet.

    Ich habe ein Beispiel in den Reiter „Januar“ gepackt.

    Ich hoffe die Antwort war verständlich.

    Grüße

    Stefan

  14. Hallo Stefan! Danke für diese tolle Vorlage!
    Was muss ich denn machen, wenn ich erst im April einsteige, d.h. Jänner bis inkl März null Stunden habe? Kann ich da einfach die Reiter Jänner bis März löschen?

  15. Hallo, Stefan.Die Vorlage ist klasse, ich habe aber eine Frage.Ich muß am Tag 30 Minuten Pause eintragen, wenn ich länger als 6 Stunden arbeite.Das würde ich gerne automatisieren, d.h. Spalte Anwesenheitszeit < 6 Stunden in der Spalte Pause in Minuten die 30 Minuten oder 0 eintragen.Leider bekomme ich trotz entsperren keine Formel in die Spalte Pause in Minuten.Hast´n Tipp?Danke!

  16. Hallo Ernst,

    das freut mich, wenn dir dir die Vorlage gefällt.

    Damit du Formeln in die Spalte „Pause“ einfügen kannst, formatiere die Zellen als „Standard“.
    Aktuell sind die Zellen benutzerdefiniert formatiert und jede Eingabe wird automatisch versucht als 00:00 auszugeben.

    Grüße

    Stefan

  17. Moin, Stefan,Vielen Dank für die schnelle Antwort,der letzte Tipp war super. Aber noch ein Problem, Wenn ich im „LEAD“ 2017 auswähle, werden mir, egal was ich bei „Auswahl“ nehme, immer null Stunden angezeigt. Feiertag, Freizeit, egal was. Bei den anderen Jahren 2016/2018 usw stimmt es. Ich versuche den Fehler zu finden, habe aber den Zusammenhang von der Feiertagstabelle zum LEAD und Eintrag in Liste noch nicht begriffen. Ich habe bisher nur im Jan2017 probiert.Trotzdem klasse.Ich liste gerade meine Stunden vom letztem Jahr auf, dabei ist deine Tabelle eine große Hilfe.

  18. Hallo, Stefan,noch eine Frage:  Wie kann ich einfach die Spalte Flexzeit mit dem Dropdown Auswahl ändern, und zwar Flexzeit in Krank? Das in der Spalte Flexzeit die Krankstunden angezeigt werden?Danke für deine Mühe !!!GrußErnst

  19. Vielen Dank für die tolle Vorlage. Ich habe eine vier-Tage Woche. Wie kann ich die Soll-Zeit automatisch berechnen lassen? Danke

  20. Hallo Stefan,tolle Vorlage! Die einzelenen Tabellen sind bei mir passwort geschützt. Kannst mir das senden, damit ich die Excel-Blätter auf Teilzeit und die Feiertage anpassen kann?Vielen Dank im Voraus

  21. Hallo Stefan, eine gute Vorlage.Nur, wenn ich eine 5 Arbeitstagewoche habe( von Montag bis Freitag) und ich am Sonnabend arbeite, sind das Überstunden. Bei deiner Vorlage werden dann aber nullStunden berechnet. Gibt es da eine Lösung?Gruß Karl

  22. Hallo Karl,

    geht zur Tabelle „Lead“ und aktuelisiere mal die Werte bei Samstag und Sonntag. Trage in beide Zeilen jeweils eine „0“ (=Null) ein.
    Anschließend sollte die Berechnung korrekt erfolgen. Die erfassten Stunden werden als Saldo erfasst.
    Hilft dir das?

    Gruß

    Stefan

  23. Hallo StefanEine supertolle Vorlage. Respekt.Ich hätte eine Frage zu den Überstunden. Ich würde gerne Überstunden „nehmenn“.Wenn ich z.B. eine 8 Stundentag habe, aber nur 4 Stunden arbeite, den Rest dann als Überstunden „ab feiere“ Wie kann ich das bewerkstelligen. Gibt es irgendwie eine Möglichkeit?Gruß Christian

  24. Eine wirklich sehr schöne Vorlage !!!Nur habe ich ein Problem :-(Wenn ich in der „C“ Zeile (Ü) für Überstunden eintrage wird es zwar in Zeile „N“ angezeigt jedoch nicht von den Überstunden abgezogen.Wie lässt sich das ändern ???Gruß Sascha

  25. Hi Stefan,auch ich nutze deine Vorlage nun zum Jahresbeginn, habe aber ein paar Fragen:1. Wie kann ich halbe Urlaubstage einpflegen? Ich finde einfach keine funktionierende Lösung :-(2. Ich kann Überstunden abbauen, indem ich mir monatlich xx Stunden auszahlen lasse, oder aber beispielsweise 1 Tag Überstundenabbau statt Urlaub mache. Die Auszahlung kann ich manuell selber lösen, aber wie kann ich den Überstundenabbau (Bsp. 8 Stunden = 1 Arbeitstag bei mir) korrekt einpflegen, dass sich auch die Gesamtsumme der Überstunden entsprechend verringert?2. Wie kann ich die von dir hinterlegten Bezeichnungen (Flexzeit, Überstunden, Urlaub…) umbenennen?Vielen Dank und Grüße:-)

  26. Hallo Stefan,das ist wirklich eine sehr gute Vorlage! Vielen Dank!Aber wie kann ich die Datei anpassen, wenn ich nur eine 4-Tage-Woche habe? Kannst Du mir dabei weiterhelfen?

  27. Hallo Anna,

    ist es für deine Zwecke ausreichend, wenn du folgendes machst:
    In der Tabelle „Lead“ den Wert in der Zeile D11 auf 0 (= Null) setzen?

    Grüße

    Stefan

  28. Hallo Stefan,danke für deine Vorlage!Ich habe ein kleines Problem mit den Feiertagen. Bsp. der 08. August (Maria Himmelfahrt) ist als Feiertag vermerkt, hier aber kein Feiertag. Durch den Vermerk kann ich in der Tabelle keine Soll-Arbeitszeit eintragen. Den Feiertag kann ich aber auch nicht verändern/löschen, da die Tabelle zum Teil nicht anklickbar ist. Hast du eine Idee, was ich machen kann?Danke und liebe GrüßeChristina

  29. Hallo Christina,

    versuche mal in der Tabelle „Feiertage“ den Feiertag zu löschen. Es sollte dann in der Tabelle des jeweiligen Monats der Feiertag nicht mehr auftauchen und der Eintrag von Zeiten sollte möglich sein.

    Grüße

    Stefan

  30. Hallo Stefan,die Jahresangabe endet mit 2020. Wie kann ich in dieser Tabelle weitere Jahre dazufügen?Danke im VorausGruß Jens

  31. Hi Jens,

    setzte den Cursor in die Zelle „D5“ im Sheet „Lead„.
    Wähle anschließend in der Menüleiste aus:
    „Daten –> Datenprüfung –> Datenüberprüfung …“
    In der Zelle „Quelle“ kannst du weitere Jahre hinzufügen.

    Grüße

    Stefan

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